ونحن نقدم للإشراف، على التعاقد من الباطن أو لإدارة سجل المستندات الخاصة بك وأرشيف من الألف إلى الياء

من أجل إنشاء أقسام التوثيق، يوصي نظام أم دوك MDOC اعتبار العوامل المذكورة أدناه:

مقدمة

الادخار هو نتيجة التنظيم . إذا كان الوقت هو المال بالتالي تدبير الماليقاس مع مرور الوقت. إن تنامي عدد الموجودات لدينا يتطلب تطوير في التنظيم . الأعمال التجارية الصغيرة تحتاج إلى تنظيم الملفات للحفاظ عليها والسيطرة على حركة الأصول . التنظيم هو السبيل المؤسس للنمو وتوفير الوقت والمال. التوثيق أصبح ضرورة ومهنة متخصصة في القطاع المتنامي في مجال الأعمال التجارية وهو بدأ يشكل حجر الزاوية لإنشاء نظام إدارة الوثائق. تخيل متجراً عملاقاً بدون سجل أو وزارة دون وجود سجل أرشفة ، المتجرلن يستطيع أبدا أن يكون لديه سجل المخزون أو وضع للميزانية، ووزارة الصحة مثلاً لن تكون قادرة لاسترداد السجل الصحي الشخصي أو أي من المواطنين بالوقت المطلوب. قسم الوثائق هو الموقع المركزي حيث تتم معالجة و حفظ هذه السجلات وصونها وتحديثها. مع كفاءة نظام MDOC نضمن للجميع إمكانية قراءة السياسات Policy و الإجراءات Procedures ذات الصلة بإدارة اعمالهم، وما يجري في الأقسام الأخرى ذات الصلة وتوصيف المهام ، ودور الموظفين وما يسمح لهم بالإطلاع عليه. مع نظام مراقبة الوثائق نظام MDOC تصبح كل هذه الأمور سهلة. في الواقع هناك عدد لا يحصى من االنماذج ، و التقارير من شأنها أن تساعد مدير مراقبة الوثائق الإشراف على الإحصاءات ونتيجة السياسة الكاملة للإدارة والتأكد من تطبيق نظام جودة التوثيق ، وحفظ كافة المراسلات وتاريخ المراجعة لكل وثيقة ومكان وجودها.

تعريف

حتى الآن الاتصالات من خلال المراسلات هي واحدة من الوسائل المستخدمة في الغالب في التواصل المكتوب والمقروء. بالرغم من ان هناك وسائل اخرى للتواصل المستخدمة لكنها تحتاج دائما إلى أن تتحقق وتوثق في شريحة ورقية أو حافظة الكترونية، أشرطة تسجيل ، فاكس , تلكس أو البريد الإلكتروني أو ربما القرص الصلب الخ.. مهما كان نوع الوثيقة وطريق تسجيلها ، تبقى الحاجة للحفاظ على هذه الملفات والأطروحة والتصاميم الهندسية والأوراق والملفات تحتاج إلى مكان آمن كي تحفظ فيها. إذا كان المكان هو درج ، أو محفظة الجيب أو خزانة الملفات أو الرفوف ، أو خزنة السلامة المحصنة ، أو عدة غرف أو أدوار متعددة في الأبنية: مثل المكتبة أو البنك المركزي ، هذه الأماكن على تنوعها تسمى قسم التوثيق.

التأريخ

التاريخ يتم الاحتفاظ به في وثائق.بالرغم من أنه يمكننا أن نقرأ التاريخ من خلال التجوال في متحف أو في هيكل مهدم أو وسط انقاض معبد، أو من خلال نقش على الحجارة لكننا لم نزل بحاجة للذهاب إلى المتاحف أو إلى المعابد. لجلب المعلومات إلينا نشأت فكرة استخدام وثائق منقولة حيث يمكن للناس إرسال واستقبال الرسائل من خلال البريد الجوي أو من خلال ساع البريد. الفينيقيين من أجل التعامل مع غيرهم اخترعوا الحروف الأبجدية. ومثلهم العرب، اخترعوا الأرقام العربية للحساب والمحاسبة. االحرف والأرقام هي الأشياء الرئيسية في الوثيقة. المصريين واليونانيين إبتكروا فكرة استخدام ورق البردي للتعبير عن أنفسهم ورسم الأفكار التي تعبر عما يريدون، ومن ثم تطورت بحيث تكتب الفكرة وتطرحها لتنفيذ الغاية منها وإفهام الآخرين عما يقصدونه، فتحولت إلى جمل وأشكال ورسوم وأرقام و صور: كالفواتير والشيكات , والتصاميم الهندسية والكتب والمجلدات الخ...

التنمية والتطور

حالياً،  وفي المستفبل سوف تتحول اتصالاتنا كلياً من ورقية إلى رقمية ، بحيث يتمكن أن يقرأ الناس كل شيء بينما هم يجلسون في كرسي ، أو خلال ركوب الحافلة أو المترو أو أثناء الطيران. الناس يمكنهم طلب الكتب أو أي شيء تقريبا من قارة إلى أخرى و يمكنهم البحث في المكتبات الكبرى في جميع أنحاء العالم من أماكنهم ويبحثون عن المعلومات أو يقرأون الأخبار من خلال الإنترنت. لذا، فالتقدم في مجال الاتصالات يمكن أن يجلب التاريخ في العالم والأحداث اليومية إلى حضننا. لسنا مضطرين للإنتقال بعد الآن للقراءة. لا يزال تدفق المعلومات من خلال أنواع مختلفة من وسائل الإعلام : مثل الكتب والمجلات والصحف ، والرسوم، وأشرطة الفيديو أو الأجهزة الإلكترونية تتطلب مكانا لعرض وتخزين و توفير إمكانية الوصول إلى تلك الأنواع من وسائل الإعلام والوثائق، هذه الأمكنة قد نسميها مكتبة، أومجمع الوثائق ، مكتبات الحائط أو خزانة الملفات . المكان الذي يتم الاحتفاظ بالسجلات، ومعالجتها والتحكم بها، أما الشخص (الأشخاص ) هو/ هي هم المسؤولون عن إدارة ومراقبة هذه الوثائق والمحافظة عليها, علم ومفهوم التوثيق انتج نموا أكثر من أي وقت مضى حتى أصبح هذا المفهوم في الوقت الحاضر ضرورة متخصصة لإنشاء مثل هذه الإدارة مع الموظفين قادرة على ضبط والحفاظ على الوثائق . وما تطور وظيفة تكنولوجيا المعلومات والاتصالات وإجراء صيانة تكنولوجيا المعلومات والاتصالات سوى نتيجة للتطور والنمو في حجم و أنشطة متنوعة في مجال الأعمال التجارية والتكنولوجيا والعلم مما أدى إلى تطور في نهاية المطاف في دور التوثيق وإنتاج مفهوم جديد في كيفية استيعاب هذا النمو للتعامل وإدارة الوثائق بما يؤكد على مهام وضرورة قسم التوثيق.

تأسيس قسم التوثيق

توريد / وإصدار الوثائق يحتاج إلى مكان لإستلامها ومن ثم فهرستها وإدخالها كبيانات أو نسخها وأرشفتها ، وهذا يحتاج إلى من يستلمها ويدقق في صحتها، وضرور استنساخها لتوزيعها وتـأمين مكان إيداعها وعرضها وهذا يشكل شرطاً أساسياً لإنشاء قسم إدارة للتوثيق . حجم قسم إدارة الوثائق سوف يكون ذات صلة مباشرة بحجم وتنوع الوثائق الواردة والصادرة والمنتهية من الوثائق. إن هذه العملية تعتبر من أساسيات قسم التوثيق وليست جميعها. هذا النوع من الأعمال هو التعامل مع المؤسسات. فالشركة الصغيرة بحاجة إلى سكرتير وعدد قليل من الرفوف والمساحة لحفظ الوثائق . وقد تحتاج بعض الشركات الكبرى إلى ما فوق العشرون موظفاً للتعامل مع قسم الوثائق والسيطرة على تجهيز الوثائق وتوزيعها ونسخها وإدخالها في الحاسوب تبعاً للتطبيقات التي تستعملها هذه الشركات. العوامل الأخرى يمكن أن تؤدي لوضع استراتيجية لإنشاء نظام الوثائق طبقاً للتعقيد اللوجستي و حجم المشاريع والفروع و تكنولوجيا المعلومات والاتصالات ونوع العقود أو المشاريع وحجمها والمؤسسات التي تتعامل مع بعضها البعض او تشارك بها.

التوظيف والموظفين

إنشاء و مراقبة قسم الوثائق في الشركات الخاصة والحكومية الصغيرة والمتوسطة الحجم ( MICRO DOC & MINI DOC) تحتاج إلى الموظفين مع خلفية في الإدارة العامة وإدارة المكاتب مع معرفة الحد الأدنى من تطبيقات الكمبيوتر الرئيسية. عندما يتعلق الأمر بالتعامل مع الشركات العملاقة ، والتعامل مع المسائل التقنية و الهندسية (MAXI DOC & MACRO DOC) يجب على الموظفين لمراقبة الوثائق في هذه الحالة أن يحوزوا على الحد الأدنى من الخلفية التقنية. ويحتاج المشرف أو المدير أن يكون لديه الحد الأدنى من المؤهلات العلمية: مثل دبلوم في الهندسة أو أكثر من خمس سنوات من الخبرة في موقع الإشراف في مجال الوثائق التقنية . بالإضافة على القدرة على وضع وإنشاء الإجراءات Procedures أو اتخاذ إجراءات توثيق محددة تبعاً لما يتطلبه المشروع ومعرفة كاملة للمعايير الدولية ، ومتطلبات ISO والقدرة على قراءة و فهم المسائل التقنية : مثل الرسومات والمواصفات ، وترقيمها / إصدارها و معالجتها. المشرف/المدير يتوجب عليه مساعدة المهندسين في تامين متتطلباتهم من الرسوم الهندسية والرد على الاستفسارات و معرفة عالية في كيفية إدارة مشروع هندسي كيفية عمله ومراحل تنفيذه كما ويجب أن يكون على دراية بالعقود والتعاطي مع المقاولين على أنواعهم.

المتطلبات

عندما تتفهم الشركات أو المؤسسات أهمية إنشاء قسم التوثيق و تعتمد تنفيذ المتطلبات والقواعد والإجراءات القياسية وقواعد المطابقة لتلك التي تحتاجها المؤسسة أو أعمال الشركة والمضي قدما تحت إشراف أومطابقة مواصفات أو هيئة قانونية ، ومراقبة وتدقيق تلك الهيئة على أداء الشركة من حيث القواعد والإجراءات الدولية وتنفيذها. هذا يفرض على الشركة العمل بموجب شهادة من هذه الهيئة الدولية القانونية ، حيث أصبح الحصول على هذه الشهادة جزءاً أساسياً من المتطلبات الرئيسية للشركة لتنفيذ أعمال معتمدة دولياً أو المشاركة في الأنشطة المحلية والدولية الرئيسية كالعطاءات ولها الأفضلية على غيرها. مراقبة الوثائق كما وردت من قبل تلك الهيئات (مثل ISO 9000 ) التي هي مثال على المتطلبات الأساسية و على كيفية التعامل معها و خلق نظام وثائق مع معايير الجودة المعتمدة.

موقع قسم التوثيق وتصميمه

الموقع مهم جداً. ليس هناك من شك لماذا الجميع يريد أن يعيش في منطقة حيث كل شيء في متناول اليد. عندما نفكر ببناء منزل أو استئجار شقة ، نفكر أولاً بالموقع. هل الموقع بعيدا عن مكان العمل ؟ هل الموقع على مقربة من المدرسة , سوبر ماركت أو الجامعة؟ أيضاً التخطيط العام هو عامل مهم . هل مساحة الخدمة كافية وهل يمكن أن تستوعب جميع المعدات اللازمة، الخزائن، والإضاءة والتوصيلات الكهربائية وما إلى ذلك. هل امدادات الطاقة يكفي لتحمل عدد من مختلف المعدات الكهربائية التي تتطلب في بعض الأحيان فولطية ثلاثية؟ و هل حركة المرور والوصول إلى جميع الغرف دون أي عوائق متوفرة؟ هل هناك من حاجة لمنطقة التحميل والتفريغ ؟ هل مخارج الحريق والحماية من الحرائق متاحة؟ هل هناك ما يكفي من مساحة التخزين؟ إذا كانت معظم هذه القضايا مؤمنة، وبالتالي فإن الموقع يلبي حاجة المستخدمين ويكون مؤهلاً للأرشفة والحفظ والعمل. يجب أن يكون قسم التوثيق قريباً من الجميع أو معظم المستخدمين. قسم التوثيق يؤمن الخدمات لكافة العاملين في المؤسسة. ولهذا يجب أن يكون على مقربة من جميع المرافق الأساسية في المؤسسة مع مساحة حرة للمرور والحركة، دون خلق متاعب للأقسام الأخرى والإدارات مع مساحة هادئة لاستخدامها كمكتبة مراجع والحفاظ على صيانة عالية الجودة للأدوات والأجهزة وتامين خدمات سريعة لجميع الأطراف المعنية.

معدات وأثاث

المعدات اللازمة لإدارة الوثائق يرتبط نسبيا بأنشطة المؤسسة ووظيفة ودور قسم التوثيق. بدءا من المكاتب الأساسية واحتياجات السكرتارية والوظيفية ومن ثم المعدات والأدوات المكتبية، إلى خزائن الملفات والأرشيف، وتنتهي مع معظم ماكينات الطباعة المتطورة والتصوير و المسح الضوئي وغيرها. بالإضافة لأحدث معدات التكنولوجيا الحديثة كالحاسوب وما هو متاح في السوق من برامج ، وكل ما يتناسب مع الميزانية لتوفير خدمات ذات جودة عالية وضمن حدود الميزانية الممحددة لقسم التوثيق. الاثاث يشكل عاملا رئيسيا ضمن المساحة المتاحة لها بالإضافة إلى تأمين الراحة للموظف وحركة الموظفين. المكاتب و الخزائن لحفظ الملفات، ومكاتب السكرتاريا وإدخال البيانات، و الجداول ، ورفوف التخزين السليم والمناسبة للعمل المكتبي وماكينات تلف الوثائق السرية والخاصة. الأثاث يجب إختياره بدقة لتوفير بيئة عمل جيدة وصحية وآمنة. هذا بالإضافة إلى قاعة الإجتماعات وتأثيثها  بالبروجكتور والشاشات والهاتف وغيرها من المعدات الأساسية اللازمة.

TOP